Organizacja turnieju siatkarskiego w pięciu krokach

Jak zorganizować turniej siatkarski? Ile trwa jego przygotowanie? Jak liczny sztab ludzi zaangażowany jest w jego stworzenie? O czym nie można zapomnieć podczas takiej imprezy? To tylko kilka pytań, które pojawiają się podczas myślenia o wydarzeniu siatkarskim. 

Reprezentacja Polski wzięła udział we wszystkich piętnastu edycjach Memoriału Huberta Jerzego Wagnera (fot. Daria Zmarzlik)

Memoriał Huberta Jerzego Wagnera jest największym turniejem towarzyskim na świecie, a jego organizacja zabiera mnóstwo czasu. Turniej trwa tylko jeden weekend, ale przygotowania startują dużo wcześniej. Na boisku widzimy cztery reprezentacje, ale sztab ludzi zaangażowanych w jego przygotowanie jest niezwykle szeroki. Jak zorganizować taki turniej? W pięciu krokach próbujemy przybliżyć specyfikę zarządzania taką imprezą.

Krok pierwszy – mieć pomysł

– W stworzeniu tak ogromnego turnieju, jakim jest Memoriał Huberta Jerzego Wagnera, najważniejszy był pomysł Jerzego Mroza, prezesa Fundacji Huberta Jerzego Wagnera. W dniu kiedy wpadł on na pomysł organizacji tego turnieju, rozpoczął on swoją działalność – zdradza Cezary Mróz z Fundacji Wagnera. I tak w tym roku zorganizowana będzie już XVI edycja prestiżowych zawodów, które rozgrywane będą w Krakowie. 

Jak zabrać się za organizację tak dużej imprezy? Nie bez znaczenia już na początkowym etapie jest zaangażowanie wielu osób na co dzień nie związanych z Fundacją. – Kluczowa jest umiejętność zachęcenia i zafascynowania kibica takim wydarzeniem siatkarskim. Na pewno ważne jest również zaangażowanie miasta. Aktualny gospodarz Memoriału – miasto Kraków – fantastycznie podchodzi do pomocy czy załatwiania formalności związanych z imprezą – podkreśla wiceprezes Fundacji Huberta Jerzego Wagnera.

Obecnie Memoriał Huberta Jerzego Wagnera to największy towarzyski turniej siatkarski na świecie. Ile czasu mija więc od pomysłu na imprezę do jej realizacji? – Już myślimy o memoriale w 2019 roku. Do następnego roku mamy umowę z Krakowem i tak naprawdę jesteśmy myślami już przy kolejnej edycji, choć memoriał Wagnera 2018 jeszcze przed nami – podkreśla Cezary Mróz. Oznacza to więc, że mimo ogromnego doświadczenia, organizacja zajmuje grubo ponad rok.  – Myślenie o Memoriale trwa nawet dwa lata, ale to nie może dziwić, zważywszy na ogrom pracy przy wydarzeniu, w którym może wziąć udział jednego dnia nawet 15 tysięcy osób – opowiada.

I tak, na trzy tygodnie przed tegoroczną rywalizacją coraz bliżsi jesteśmy odpowiedzi na kluczowe pytania dotyczące przyszłorocznego turnieju. – Mogę już zdradzić, że są plany zaproszenia reprezentacji Stanów Zjednoczonych na przyszłoroczny Memoriał. Kadra USA wyraziła wstępną deklarację pojawienia się po raz pierwszy na naszej imprezie – kwituje  Cezary Mróz.

Organizatorem Memoriału Huberta Jerzego Wagnera jest Fundacja Huberta Jerzego Wagnera (fot. Daria Zmarzlik)

Krok drugi – zaangażować się

Zaangażowanie – to klucz do sukcesu przy organizacji tak dużego wydarzenia. Już na samym starcie potrzebna jest mobilizacja kilku osób. W przypadku Memoriału Huberta Jerzego Wagnera, im bliżej turnieju tym i współpracowników więcej. – Ze strony Fundacji pracuje pięć osób. Oczywiście w początkowej fazie tworzenia Memoriału. Później rozpoczynamy współpracę z firmami, zatrudniając więcej osób – przy rozkładaniu terafleksu czy band ledowych. Czym bliżej deadline’u – tym więcej osób bierze udział w tworzeniu tego przedsięwzięcia. To jednak osoby pochodzące nie od nas – organizatora wydarzenia, a ze strony firm, którym zlecamy profesjonalną pracę. Co prawda nasz turniej ma rangę turnieju towarzyskiego, ale pod względem organizacyjnym wszystko dopracowane jest do stanu zbliżonego perfekcji. Przykładamy się, by zawodnicy mieli najlepsze warunki podczas udziału w naszej imprezie – relacjonuje wiceprezes Mróz.

Fundacja Huberta Jerzego Wagnera słynie z organizacji największego towarzyskiego turnieju na świecie, ale czas wypełnia jej także przygotowanie mniejszych imprez siatkarskich. – Memoriał jest głównym turniejem Fundacji, który wspierają sponsorzy i miasta, ale robimy także rocznie 6-10 turniejów, których Fundacja jest głównych sponsorem. To są głównie imprezy dla dzieci i młodzieży. Do każdej z nich podchodzimy z takim samym zaangażowaniem. Zarówno mniejsze turnieje, jak i Memoriał Huberta Wagnera pragniemy organizować jak najlepiej, by efekty odbiły się w sportowym świecie dużym echem – opowiada Cezary Mróz.

Krok trzeci – współpracować

Memoriał Huberta Jerzego Wagnera, jak i zresztą wszystkie siatkarskie imprezy, nie udałyby się, gdyby nie współpraca między wszystkimi ogniwami.  – Wszędzie, gdzie organizowany był Memoriał, spotkaliśmy się z przychylnością miast – gospodarzy. Kiedy rozpoczynamy rozmowę o przyszłych turniejach – pierwszym krokiem jest spotkanie z włodarzami miasta – zaznacza Cezary Mróz. Obecnie kilka miast zgłasza się do nas, bo chcieliby, żebyśmy zorganizowali memoriał w ich mieście – dodaje. – Na pewno taki turniej jest promocją dla miasta. Pamiętać należy, że promocja przez sport przynosi wiele korzyści, o czym pamiętają włodarze miast. Żadne dotychczas nas nie zawiodło – kwituje.

Warto pamiętać, że współorganizatorem Memoriału Huberta Jerzego Wagnera jest także Polski Związek Piłki Siatkowej. Jakie obowiązki spoczywają więc podczas organizacji turnieju na związku? – PZPS bardzo nas wspiera w kontekście zapraszania drużyn. Obecnie, podobnie jak z miastami, reprezentacje same chętnie się zgłaszają, więc często mamy więcej chętnych do wzięcia udziału w turnieju niż moglibyśmy przyjąć. To nasze – Fundacji i PZPS-u – wspólne święto. Ponadto Związek zajmuje się także promocją wydarzenia. Umieszczają na swoich nośnikach reklamy. Związek służy nam także informacją. Dzięki ich pomocy nie błądzimy po instytucjach i nie zastanawiamy się, co, jak i gdzie załatwić. Otrzymujemy gotowe rozwiązanie ze strony związku, jak coś załatwić i jeszcze nigdy się nie zawiedliśmy – kontynuuje wiceprezes Fundacji Huberta Jerzego Wagnera.

Krok czwarty – pamiętać o wszystkim

O czym nie można zapomnieć podczas organizacji turnieju siatkarskiego? Bez czego taka impreza się nie odbędzie? Okazuje się, że lista takich rzeczy jest bardzo długa, a część rzeczy, które wydawać by się mogły prozaiczne, są niezbędne. – Należy zorganizować autokary, które będą dowozić sportowców do hali i do hotelu. Trzeba również zarezerwować hotele dla wszystkich drużyn. Na liście jest także zaangażowanie sędziów, obsługa boisk, organizacja profesjonalnego biura prasowego i akredytacji, produkcja nalepek dla sponsorów, rozstawienie terafleksu, band reklamowych, wynajem ochrony, zorganizowanie pozwoleń na imprezę masową, wykonanie statuetek statuetek, podziękowań dla zawodników, konkursy dla kibiców, koszulki memoriałowe – wylicza wiceprezes Fundacji Huberta Jerzego Wagnera.

Nie powinno się także zapominać o tych, z którymi się współpracowało przy organizacji imprezy. W końcu to najlepsza droga do kontynuowania współpracy w kolejnych latach. – Zapraszamy prezydentów miast, w których organizowany był już nasz memoriał, bo zawsze pragniemy dziękować włodarzom, za to, że mogliśmy zagościć w ich miastach z naszą imprezą – zdradza Cezary Mróz.

W tym roku – tak jak i w poprzednim – w Memoriale Huberta Jerzego Wagnera zagrają reprezentacje Kanady, Francji, Polski oraz Rosji (fot. Daria Zmarzlik)

Krok piąty – pamiętać o wszystkich

Każda siatkarska impreza składa się z kilku grup ludzi, o których należy pamiętać. Oczywiście, najważniejszymi aktorami wydarzenia są sportowcy, którym przygotowuje się jak największy komfort podczas meczów, jak i podczas chwil odpoczynku w hotelach. Drugą grupą są kibice, bez których wydarzenie sportowe nie miałoby racji bytu. Dla nich przygotowuje się atrakcje z nagrodami, dla nich też zabezpiecza się teren imprezy masowej wykwalifikowaną ochroną. Kolejną grupą są dziennikarze, bez których ekspozycja medialna jakiegokolwiek turnieju byłaby utrudniona. Dla nich organizuje się konferencje prasowe, im umożliwia się wywiady z gwiazdami turnieju.

Warto jednocześnie pamiętać o najmłodszych adeptach siatkówki, którzy w przyszłości mogą wyrosnąć na nowych reprezentantów Polski biorących udział w Memoriale Huberta Jerzego Wagnera. – Memoriał jest naszym turniejem matką, z czego korzystają mniejsze imprezy organizowane przez Fundację. Podczas nich wręczamy dzieciom chociażby gadżety z memoriału. Oczywiście imprezy dla młodzieży nie są  rozgrywane w Tauron Arenie, a w ośrodkach sportowych albo salach gimnastycznych, ale tak samo jak reprezentantom Polski, tak i najmłodszym adeptom chcemy dać jak najbardziej pamiętną imprezę siatkarską. W tym roku dzieci, które wygrały turniej Kinder+Sport zapraszamy do Krakowa. Chcemy wynagrodzić im trud tych rozgrywek i tego, że często poświęcają się w halach, w których nie ma klimatyzacji, a warunki nie przypominają najlepiej wyposażonych ośrodków sportowych na świecie. To właśnie nasz sposób na wynagrodzenie im żmudnych treningów i uhonorowanie ich zwycięstw – kończy Cezary Mróz.

Nie ma jednego przepisu na udany siatkarski turniej – to kilka czynników, które „muszą” zagrać, by impreza była zapamiętana przez wszystkie strony. Jedno jest natomiast pewne – organizacja turnieju, niezależnie jakiej wielkości, to ogromne przedsięwzięcie, wymagające czasu, pracy oraz zaangażowania. Efekt jednak, co widać na przykładzie Memoriału Huberta Jerzego Wagnera, zadowala zarówno kibiców, jak i kadry narodowe, które chętnie biorą udział w tej imprezie.

Dorota Kubieniec

Napisz do autorki: d.kubieniec@volleycafe.pl